1. Qui sommes-nous?
Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel (y compris les données personnelles sensibles, ci-après toutes dénommées : « données personnelles« ) est la société Zénith Physio Sàrl sise Rue des Terreaux 2 à 2000 Neuchâtel, +41 32 731 32 60, info@zenithphysio.ch (ci-après : le « responsable » et/ou « nous« ). Zénith Physio Sàrl exerce également ses activités à rue Comble Emine 1, 2053 Cernier. Tous les centres d’activités de Zénith Physio Sàrl sont couverts par la présente notice.
2. Quelles données personnelles traitons-nous et à quelles fins?
a. Vos données personnelles, que nous pouvons traiter, incluent notamment les informations suivantes :
- vos noms et coordonnées (par ex. : prénoms, noms, adresses, numéros de téléphone ou adresses de courrier électronique) ;
- toutes informations d’assurance (par ex. : nom de l’assureur, numéro d’assurance, données contractuelles d’assurance, etc.) ;
- toutes informations au sujet de l’entreprise qui vous emploie, votre poste, fonction ou titre, votre lien avec d’autres personnes, ainsi que d’autres informations générales ;
- toutes informations médicales, psychologies et personnelles relatives à votre santé, à votre état physique et à votre vie privée (données personnelles sensibles) ;
- toutes informations d’identification et autres renseignements fournis par vous-même ou recueillis lors de notre processus d’inscription ;
- toutes informations financières (par ex. : informations liées au paiement) ;
- toutes informations qui nous sont fournies par nos patients directement, ou par des tiers ou que nous générons lors de prestations à nos patients ;
- toutes informations qui nous sont fournies dans le but d’assister à diverses réunions, séminaires, formations ou événements ;
- toutes informations liées aux éléments et aux communications que nous vous adressons par voie électronique ou postale ;
- toutes images vidéo de votre visite à nos cabinets ;
- toutes informations relatives au parcours professionnel (par ex. : les données contenues dans les cv des candidats) ;
- toutes informations contractuelles non-liées à nos services principaux (par ex. : bail à loyer, mécénat, etc.).
b. Nous pouvons collecter ces données personnelles lorsque vous interagissez avec nous, notamment lorsque vous communiquez avec notre personnel dans le cadre des prestations de services que nous fournissons, lorsque vous vous inscrivez pour recevoir des courriers électroniques (y compris notre newsletter) ou participez à une réunion, un séminaire ou tout autre événement que nous organisons.
c. Nous pouvons collecter ou pouvons générer également des données personnelles dans le cadre de la dispense de nos services et nous pouvons être amenés à collecter des données personnelles provenant d’autres sources (par ex. : afin de maintenir vos informations à jour en nous servant de sources accessibles au public).
3. Comment et dans quel but pouvons-nous traiter vos données personnelles?
a. Nous pouvons traiter vos données personnelles dans le but de :
- vous soigner ;
- communiquer avec vous ;
- dispenser et améliorer les services que nous vous proposons ;
- gérer notre relation avec vous-même ;
- fournir et améliorer notre site internet, y compris le contrôle et l’évaluation de son usage, nos newsletters et nos autres services informatiques (voir section 4 ci-dessous) ;
- gérer nos services, entre autres par l’envoi d’alertes, de mises à jour, d’invitations à des événements, etc. ;
- se conformer à nos obligations légales, réglementaires et de gestion des risques, incluant le dépôt, l’exercice ou la défense de requêtes légales ;
- surveiller nos locaux pour des questions de prévention et de sécurité ;
b. Nous pouvons être amenés à divulguer vos données personnelles à des parties tierces, dans la limite du raisonnable, afin d’effectuer des tâches pour nos clients (voir section 6 ci-dessous).
4. Utilisation de notre site internet, courriers électroniques, newsletters et autres services informatiques
a. Notre site internet (zenith-physio.ch) utilise Google Analytics: un service fourni par Google, inc., qui retrace et génère des rapports sur l’utilisation de notre site internet. Google Analytics fait ceci en plaçant de petits fichiers textes appelés « cookies » sur votre ordinateur ou autres appareils. Les cookies collectent des informations relatives au nombre de visiteurs, aux pages visitées et au temps passé sur les sites. Cette information est agrégée et rendue anonyme.
b. Vous êtes en droit de refuser l’utilisation de cookies en sélectionnant les paramètres appropriés de votre navigateur. Veuillez toutefois noter que l’exclusion ou la limitation des cookies peut affecter votre expérience sur notre site internet. Pour en savoir plus sur les cookies, notamment sur la façon de les gérer, de les rejeter ou de les supprimer, vous pouvez visiter le site allaboutcookies.org.
c. Lorsque vous visitez notre site internet, nous pouvons automatiquement collecter certaines informations telles que votre navigateur, l’adresse IP de votre ordinateur, votre prestataire de service internet, le site depuis lequel vous avez accédé à notre site internet, la durée de votre visite sur notre site internet et le type de dispositif que vous utilisez (par ex. : un ordinateur, un smartphone ou une tablette, ainsi que le système d’exploitation correspondant).
d. Notre site internet et ses données sont hébergés chez :
infomaniak (Hébergement des données exclusivement en Suisse)
e. Dans le cadre de nos services, nous pouvons être amenés à utiliser votre nom et votre adresse de courrier électronique afin de vous faire parvenir des alertes, des mises à jour, des invitations à des événements ainsi que d’autres informations par voie électronique. Si vous recevez des communications de notre part de façon récurrente et que vous ne souhaitez plus les recevoir, vous pouvez vous désinscrire à tout moment en suivant le lien figurant dans ces courriers électroniques ou en nous contactant directement par téléphone au +41 32 731 32 60 ou par courriel à l’adresse suivante : info@zenith-physio.ch.
f. Nous pouvons utiliser un service de newsletter pour rester en contact avec nos utilisateurs. Ce service peut utiliser vos prénoms, noms et adresses de courrier électronique. Les données personnelles recueillies sont ensuite stockées sur la plateforme d’emailing de l’entreprise Mailchimp qui garantira la sécurité des données conservées. Vous pouvez à tout moment révoquer votre inscription, soit en cliquant sur le lien prévu à cet effet en bas de nos newsletters, soit en nous contactant directement par téléphone au +41 32 731 32 60 ou par courriel à l’adresse suivante : info@zenith-physio.ch.
g. Nous pouvons aussi conserver un registre des pages auxquelles vous avez accédé pendant votre visite. Ces informations peuvent être utilisées pour améliorer le fonctionnement de notre site internet, à des fins statistiques et d’administration des systèmes.
h. Veuillez noter que nous pouvons aussi traiter vos données personnelles afin de déterminer si vous lisez nos courriers électroniques ou si vous cliquez sur les liens qu’ils contiennent.
i. Notre site peut intégrer des contenus tiers comme, par exemple des vidéos YouTube, des cartes Google Maps, des boutons de partage sur les réseaux sociaux ou d’autres éléments. Cela implique que les fournisseurs de ces contenus enregistrent votre adresse IP ou d’autres éléments. Par exemple, si vous êtes connecté à votre compte Google, l’accès à une page contenant une vidéo YouTube pourra être attribué à votre compte.
5. Sur quelles bases pouvons-nous traiter vos données personnelles?
a. Nous pouvons traiter vos données personnelles pour les motifs suivants :
- l’exécution d’un contrat ;
- le dépôt, l’exercice ou la défense de requêtes ou de procédures juridiques ;
- afin de nous conformer à nos obligations légales, réglementaires et déontologiques ;
- pour tout autre intérêt légitime de notre société.
b. Pour de plus amples informations, vous pouvez vous référer à la section 3 de la présente notice.
6. Avec qui pouvons-nous partager vos données personnelles?
a. Nous pouvons être amenés à partager vos données personnelles avec de tierces parties de confiance, y compris :
- nos employés ;
- des fournisseurs auxquels nous confions certains services de support ;
- des fournisseurs de services informatiques ;
- des fournisseurs de services fiscaux et/ou juridiques ;
- des auditeurs ;
- des parties tierces impliquées dans l’accueil ou l’organisation d’événements ou de séminaires / formations.
b. Pour les raisons déterminées dans cette notice et lorsque cela s’avère nécessaire, nous pouvons être amenés à partager vos données personnelles avec les autorités (y compris judiciaires et de police, des instances de régulation, des agences gouvernementales et les forces de l’ordre).
c. Bien que cela soit peu probable, nous pouvons être contraints de divulguer vos données personnelles afin de nous conformer à des obligations légales ou réglementaires. De manière raisonnable, nous mettrons tout en œuvre afin de vous en informer au préalable, sauf dans le cas où la loi ne nous le permettrait pas.
7. Pays dans lesquels nous pouvons transférer vos données personnelles
a. Nous pouvons être amenés à transférer vos données personnelles à des destinataires à l’étranger, incluant des pays qui ne fournissent pas le même degré de protection que la loi suisse. Si tel devait être le cas, nous mettrions en place les mesures appropriées pour protéger vos données personnelles au préalable (par ex. : en exigeant du destinataire qu’il accepte certains accords de traitement des données).
b. Avec votre consentement explicite, nous pouvons également être amenés à transférer des données personnelles dans d’autres situations prévues par la loi en vigueur.
8. Comment conservons-nous vos données personnelles?
a. Nous conservons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour les buts dans lesquels elles sont collectées et tant que nous avons un intérêt légitimement protégé à les conserver (par ex. : afin de faire valoir des réclamations ou de s’en défendre, ou pour des raisons d’archivage ou de sécurité informatique).
b. Nous conservons également vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire dans le cadre d’une obligation de sauvegarde au sens de la loi.
9. Comment protégeons-nous vos données personnelles?
a. Nous utilisons différentes techniques et mesures organisationnelles afin de nous aider à protéger vos données personnelles contre leur usage, leur publication, leur altération, leur destruction ou encore des accès non autorisés.
b. Les données personnelles que nous collectons sont conservés dans un environnement sécurisé. Les personnes travaillant pour nous sont tenues de respecter la confidentialité de vos informations. Pour assurer la sécurité de vos données personnelles, nous avons recours aux mesures suivantes :
- Protocole SSL (Secure Sockets Layer)
c. Nous nous engageons à maintenir un haut degré de confidentialité en intégrant les dernières innovations technologiques permettant d’assurer la confidentialité de vos données personnelles. Toutefois, comme aucun mécanisme n’offre une sécurité maximale, une part de risque est toujours présente lorsque l’on utilise internet pour transmettre des données personnelles.
10. Vos droits
a. Vous êtes en droit de demander des détails relatifs à vos données personnelles en notre possession et à la manière dont nous les traitons, ou encore de recevoir une copie de vos données personnelles.
b. Vous pouvez également demander la rectification ou la destruction de vos données personnelles, restreindre ou vous opposer à leur traitement. Vous pouvez également décider de retirer votre consentement. Veuillez noter que même après avoir décidé de retirer votre consentement, nous pouvons être amenés à poursuivre le traitement de vos données personnelles dans les limites exigées ou autorisées par la loi.
c. Vous êtes également en droit de déposer une plainte relative à notre traitement de vos données personnelles auprès d’un organe de surveillance approprié. En Suisse, il s’agit du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).
d. Nous devons veiller à l’exactitude et à la mise à jour de vos données personnelles. Pour ce faire, nous vous remercions de nous informer de tout changement y relatif en nous contactant par courriel à l’adresse suivante : info@zenith-physio.ch.
e. Toute demande d’exercice d’un droit doit être accompagnée d’une copie d’un justificatif d’identité en cours de validité pour nous permettre de nous assurer que la demande formulée émane bien du titulaire légitime des données concernées.
11. Existence d’un processus de décision automatisé?
Nous n’utilisons pas de processus de décision automatisé, ni de profilage.
12. Modification des dispositions de la présente notice
a. Nous nous réservons le droit de modifier nos mesures de sécurité et de protection des données, si tant est que des développements techniques ou légaux l’exigent. Le cas échéant, nous adapterons également la présente notice en conséquence.
b. Veuillez donc toujours vous assurer de bien prendre connaissance de la version actuelle de notre notice.